Qu'est-ce que la confidentialité des données dans le secteur de la santé ?

L'un des fondements du système de santé est la confiance. Les patients doivent pouvoir faire confiance aux personnes et aux établissements qui leur prodiguent des soins médicaux. Lorsque les patients consultent un médecin, ils révèlent souvent des données intimes sur eux-mêmes qu'ils ne partageraient peut-être pas avec quelqu'un d'autre. Ils doivent avoir la certitude que leur professionnel de santé ne divulguera pas ces informations à d'autres personnes, membres de la famille curieux, compagnies pharmaceutiques ou autres prestataires de soins, sans leur consentement exprès.

Il est important d'instaurer un climat de confiance totale entre les patients et les professionnels de santé. Lorsque les patients ont la certitude que leurs informations resteront confidentielles, ils sont plus enclins à livrer des données intimes pour obtenir le traitement dont ils ont besoin ou à suivre les conseils de leur médecin. Appliquer les conseils d'un professionnel de santé peut contribuer à réduire la transmission de certaines maladies et à minimiser la pression sur le système de santé d'une manière générale.

Plusieurs règles et réglementations régissent la confidentialité des données des patients. Les établissements de santé doivent s'assurer d'être en conformité avec les réglementations afin d'éviter les pénalités et les amendes. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur les lois relatives aux informations médicales et à la protection de la vie privée et sur ce que vous pouvez faire pour vous y conformer.

Qu'est-ce que la confidentialité des données médicales ?

La confidentialité des données médicales implique un ensemble de règles et réglementations visant à garantir que seuls les personnes et les établissements autorisés consultent les données des patients et les informations médicales. Il peut également s'agir des processus mis en place par un établissement pour protéger les informations médicales des patients et les maintenir à l'abri des personnes mal intentionnées. Les informations médicales protégées (IMP) englobent les données suivantes :

• Services médicaux fournis
• Nom et adresse du patient
• État psychologique ou condition médicale du patient
• Numéro de sécurité sociale et date de naissance du patient

Les IMP doivent être protégées dans le cadre des mesures de protection des données de santé.

Pourquoi la confidentialité des données est-elle importante dans le secteur de la santé ?

La confidentialité des données dans le secteur de la santé est essentielle pour plusieurs raisons. La sécurité et la confidentialité des informations des patients contribuent à instaurer la confiance, ce qui est bénéfique pour l'ensemble du système de santé. Le respect de la vie privée permet également de protéger les données des patients contre les personnes mal intentionnées. Des violations peuvent se produire et se produisent effectivement. Le bureau des droits civils du ministère américain de la santé et des services sociaux (US Department of Health and Human Services Office for Civil Rights) recense et enquête sur les violations des données qui se produisent chaque année.

Les violations de données affectent différents éléments, notamment les régimes de prise en charge et les prestataires de soins de santé. Elles se présentent sous la forme de piratages d'e- mails, de divulgation ou d'accès non autorisé à des dossiers médicaux ou à des e-mails, de piratages de serveurs de réseau et de vols. Des acteurs malveillants peuvent vouloir accéder aux informations des patients pour diverses raisons, comme la vente des données à des fins lucratives ou le chantage à l'égard des personnes concernées.

Autre raison pour laquelle la protection des données est importante dans le secteur de la santé : si un régime de prise en charge ou un prestataire de soins de santé est victime d'une violation, il peut être nécessaire pour l'établissement d'interrompre temporairement ses activités. L'interruption des activités peut impliquer le retard ou l'absence des soins nécessaires aux patients. Outre la garantie d'un accès continu aux soins de santé pour les patients, il existe d'autres raisons pour lesquelles votre établissement de soins de santé devrait faire tout ce qui est en son pouvoir pour protéger la confidentialité des informations médicales de vos patients.

1. Éviter les sanctions pour non-conformité

Les règles et réglementations relatives à la protection de la vie privée des patients sont nécessaires ; toute violation de ces règles sera prise au sérieux par le gouvernement. Un établissement victime d'une violation ne peut en aucun cas prétendre ignorer les règles. Les sanctions pour non-conformité varient en fonction de l'ampleur du problème. Si un employé d'un établissement de soins de santé est responsable de la violation ou d'autres problèmes de protection de la vie privée, l'employeur peut traiter le problème directement avec lui. Cela peut signifier un licenciement ou une mise à pied de l'employé pendant un certain temps.

Si la non-conformité concerne l'ensemble de l'établissement, les sanctions peuvent être plus sévères. Elles peuvent inclure des amendes, des poursuites civiles ou, dans des cas extrêmes, des poursuites pénales.

La nature de l'infraction joue un rôle important dans la détermination de la manière dont une personne ou un établissement est sanctionné. Quatre niveaux sont à prendre en compte pour déterminer le type de pénalité applicable.

Niveau 1

Une violation de niveau 1 se produit généralement sans qu'il y ait faute de la part de l'entité couverte. Bien souvent, l'entité n'aurait pas été en mesure d'éviter l'infraction même en respectant les règles. En général, l'établissement n'a pas conscience au départ qu'une violation de niveau 1 a été commise.

L'amende pour une infraction de niveau 1 est généralement d'un minimum de 100 dollars et peut atteindre 50 000 dollars. Lorsque ce type de violation se produit et que l'entité n'en a pas connaissance ou n'a rien pu faire pour l'éviter, l'amende peut être annulée

Niveau 2

Les violations de niveau 2 comprennent celles dont une entité aurait dû avoir connaissance, mais qu'elle n'aurait pas pu empêcher, même en prenant des mesures spécifiques. Les amendes pour une infraction de niveau 2 commencent à 1 000 dollars et peuvent atteindre 50 000 dollars.

Niveau 3

Les infractions de niveau 3 sont dues à une négligence volontaire des règles. La négligence volontaire signifie qu'une entité n'a pas respecté les lois et réglementations de manière consciente et intentionnelle. Une négligence volontaire se produit par exemple lorsqu'un établissement de soins de santé ne remet pas à un patient un exemplaire de ses pratiques en matière de protection de la vie privée lorsqu'il se présente à un rendez-vous, mais attend au contraire du patient qu'il recherche lui-même ces informations. Autre exemple de négligence volontaire : lorsqu'une personne travaillant pour une entité couverte laisse un fichier contenant des informations sur les patients ouvert sur son ordinateur portable quand elle n'est pas à son poste de travail.

Les établissements qui ont commis des infractions de niveau 3 ont tenté de corriger le problème. C'est la raison pour laquelle les amendes sont plus élevées que pour les infractions de niveau 1 ou 2, mais moins élevées que pour les infractions de niveau 4. L'amende minimale est de 10 000 dollars et peut atteindre 50 000 dollars.

Niveau 4

Une violation de niveau 4 se définit par une négligence volontaire et l'établissement ne tente pas d'y remédier. Par exemple, un établissement peut continuer de refuser de donner aux patients un exemplaire des pratiques en matière de protection de la vie privée, ou un employé peut continuer de laisser des informations sur les patients à la vue de tous. Les amendes pour les infractions de niveau 4 sont d'au moins 50 000 dollars.

Infractions pénales

Dans certains cas, une infraction peut être qualifiée d'infraction pénale plutôt que d'infraction civile. Les sanctions pour les infractions pénales sont plus sévères que pour les infractions civiles. Le Ministère de la Justice s'occupe des violations pénales de la Loi sur la portabilité et la responsabilité de l'assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act – HIPAA).

Comme pour les infractions civiles, les infractions pénales sont classées en trois catégories. Le premier niveau comprend des violations telles que la divulgation en connaissance de cause d'informations personnelles sur la santé. La sanction est une amende de 50 000 dollars et une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à un an. Le deuxième niveau pénal concerne les infractions commises sous de faux prétextes. La sanction peut aller jusqu'à 100 000 dollars d'amende et cinq ans d'emprisonnement. Le troisième niveau pénal, le plus grave, concerne les infractions visant à utiliser, transférer ou tirer profit d'informations personnelles sur la santé. La peine encourue peut aller jusqu'à 250 000 dollars et 10 ans d'emprisonnement.

Les sanctions financières et pénales ne sont que quelques-unes des raisons nécessitant la protection de la confidentialité des informations médicales. Le paiement d'une amende ou un séjour en prison peuvent également nuire à la réputation d'un établissement de soins de santé, ce qui peut avoir des conséquences à long terme.

2. Établir la confiance avec les patients et les clients

Un patient est susceptible de partager avec un médecin des informations très personnelles qu'il ne partagerait pas avec d'autres personnes. Pour maintenir la confiance entre un patient et son professionnel de santé, il est essentiel que ce dernier veille à la confidentialité de toutes les informations médicales.

Le problème de la confiance se pose au niveau individuel et au niveau systémique. Les patients ont besoin d'être rassurés sur le fait que les informations médicales, telles que les résultats des tests ou les diagnostics, ne tomberont pas entre de mauvaises mains. Au niveau systémique, les collaborateurs ont besoin d'être rassurés sur le fait que le secteur de la santé veille à leurs intérêts de manière générale.

Si les établissements de santé révélaient des détails sur leurs patients, par exemple en communiquant les résultats des tests aux employeurs des patients ou en fournissant aux compagnies pharmaceutiques des données sur les patients à des fins de marketing, la confiance serait menacée. Les patients pourraient être moins enclins à s'adresser aux professionnels médicaux lorsqu'ils ont un problème de santé. Retarder le diagnostic et le traitement peut rendre difficile la guérison ou le traitement d'une maladie. Cela peut également augmenter le risque de propagation d'une maladie au sein d'une communauté.

Garantir le respect de la vie privée des patients rappelle également aux personnes leurs droits en tant qu'êtres humains. La Déclaration universelle des droits de l'homme des Nations unies affirme que toute personne a droit au respect de sa vie privée et que les lois doivent protéger contre toute ingérence dans la vie privée d'une personne. Le maintien de la confidentialité des données médicales des personnes leur rappelle leurs droits fondamentaux en tant qu'êtres humains, ce qui contribue à améliorer la confiance entre le patient et le professionnel de santé.

Règles et réglementations relatives à la confidentialité des données médicales

Il existe plusieurs réglementations qui protègent la confidentialité des données médicales. Citons par exemple du Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui s'applique aux données de manière plus générale, et la Loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie [Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)] aux États-Unis.

HIPAA

L'HIPAA a été adoptée en 1996 pour créer des normes qui protègent la confidentialité des informations médicales identifiables. Avant l'HIPAA, les cabinets médicaux, les compagnies d'assurance et les hôpitaux se conformaient à différentes lois au niveau des États et au niveau fédéral. Certaines de ces lois autorisaient la diffusion d'informations sur les patients à des établissements qui n'ont rien à voir avec les soins médicaux ou le paiement du traitement médical d'un patient sans l'autorisation de ce dernier ou sans qu'il en ait été averti.

Avant l'adoption de la loi HIPAA, une compagnie d'assurance maladie pouvait communiquer à un créancier ou à un employeur des informations sur la santé d'un patient, par exemple. Un créancier pouvait refuser une demande de prêt en raison de problèmes de santé, ou un employeur pouvait décider de ne pas recruter quelqu'un en raison de son historique médical.

L'HIPAA permet aux patients de contrôler leurs dossiers médicaux. Si une personne change d'emploi et doit changer de régime d'assurance, par exemple, elle peut transférer ses dossiers d'un régime d'assurance maladie à l'autre en toute simplicité, sans craindre que ses informations médicales personnelles ne soient divulguées. La loi permet également aux patients de décider qui peut accéder à leur dossier médical. Un patient peut donner l'accès à ces données à son médecin généraliste et à une équipe de spécialistes, par exemple. Il peut choisir de ne pas autoriser l'accès à ses dossiers aux professionnels qui ne sont pas associés au cabinet de son médecin généraliste ou spécialiste.

L'HIPAA se compose de la règle de confidentialité et de la règle de sécurité. La règle de confidentialité détermine qui a accès aux dossiers médicaux d'un individu et ce que cette personne peut faire avec ces informations. En vertu de la règle de sécurité, un établissement de santé doit faire preuve de diligence raisonnable et s'efforcer de préserver la sécurité des données des patients. La règle de sécurité concerne les données des patients transmises par voie électronique plutôt que sur les informations échangées oralement ou sur papier.

Outre la loi HIPAA, il existe d'autres lois concernant la confidentialité des dossiers des patients et les consultations à distance.

Réglementations applicables aux dossiers médicaux électroniques

La loi HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health) a été signée en 2009 pour encourager l'utilisation des dossiers médicaux partagés (DMP) et d'autres types de technologies de l'information dans le cadre de la santé. Les DMP contribuent à optimiser la prise en charge des patients en facilitant l'accès des professionnels autorisés aux dossiers médicaux des patients. Ils facilitent également le partage des dossiers des patients avec les professionnels autorisés.

Comme pour les dossiers papier et les autres moyens d'identification des informations médicales, les patients contrôlent l'accès à leur DMP. Les établissements qui ne respectent pas les règles de confidentialité concernant les DMP peuvent recevoir une amende, de la même manière qu'ils seraient pénalisés pour avoir enfreint les règles de confidentialité concernant les dossiers papier

Consultations à distance et autres technologies

Les consultations à distance permettent aux patients de consulter leurs professionnels de santé lorsqu'il n'est pas possible de se rendre au cabinet. Un service de consultations à distance peut sous présenter sous forme d'appel vidéo, d'appel téléphonique ou de messages textuels échangés entre un patient et un professionnel. Si les consultations à distance peuvent être pratiques pour les patients, elles peuvent aussi soulever des problèmes de protection de la vie privée, car une personne mal intentionnée peut intercepter une consultation à distance ou écouter la consultation par différents moyens.

Les consultations à distance doivent avoir lieu lorsque le professionnel et le patient se trouvent dans un cadre privé. Le professionnel doit s'assurer que le patient se trouve dans un lieu sécurisé avant de commencer la consultation et vérifier auprès du patient qu'il se trouve bien dans un lieu privé. Si la consultation ne peut se dérouler en privé, le professionnel doit tout mettre tout en œuvre afin de limiter la divulgation potentielle d'informations confidentielles, par exemple en parlant à voix basse ou en demandant au patient de s'éloigner des personnes présentes autour de lui.

Stratégies de sécurisation des données médicales

Sachant que des sanctions financières sont prévues en cas de violation, même involontaire, de la loi HIPAA et d'autres réglementations relatives à la protection de la vie privée, votre établissement doit s'assurer qu'il respecte en permanence les lois relatives à la protection de la vie privée dans le domaine médical. Fort heureusement, il existe de nombreux outils et stratégies que votre établissement peut utiliser pour protéger la vie privée des patients et s'assurer d'être en conformité avec les réglementations en vigueur.

1. Protection des systèmes essentiels

La technologie est essentielle pour protéger les informations confidentielles des patients et minimiser le risque de violation ou d'accès non autorisé aux données des patients. Votre établissement a besoin d'un système de gestion de contenu qui soit conforme à la loi HIPAA tout en rationalisant le processus de création, de gestion et de collaboration sur les données des patients.

Box Content Cloud offre à votre cabinet un emplacement unique pour sécuriser et gérer votre contenu et vos flux de travail, tout en garantissant le respect de la loi HIPAA et d'autres normes du secteur. Box s'intègre aux applications que votre établissement utilise déjà, ce qui offre un niveau de sécurité supplémentaire à votre contenu. Avec plus de 1 500 intégrations différentes, vous pouvez assister votre flux de travail de manière optimale, et les membres de votre équipe de santé peuvent accéder aux documents et aux informations dont ils ont besoin à partir de n'importe quel appareil autorisé.

Vous avez également la possibilité de définir des autorisations avec Box, afin que seuls les utilisateurs approuvés par le patient aient accès à ses données. Voici quelques-unes des autres fonctionnalités Box :

• Signatures électroniques et formulaires de consentement
• Collaboration aux projets de recherche
• Simplification de la coordination des soins
• Contenu pour l'éducation des patients
• Accès mobile conforme à la loi HIPAA

2. Formation

L'installation d'un système de gestion de contenu conforme à la loi HIPAA ne suffit pas. Votre équipe doit savoir comment l'utiliser et ce qu'il faut faire pour protéger les informations médicales confidentielles des patients.

Idéalement, toute personne ayant accès à Content Cloud devrait connaître les mesures de sécurité de base à prendre pour assurer la sécurité des données et limiter le risque de violation. Voici quelques éléments clés sur lesquels il convient de porter son attention :

• Créer des mots de passe forts
• Sécuriser les appareils mobiles personnels et professionnels
• Identifier les scams, notamment le phishing
• Adopter des mesures de sécurité, telles que l'authentification multifactorielle

Outre l'importance de transmettre aux collaborateurs les mesures de sécurité, il est également essentiel que votre équipe comprenne les exigences et les attentes de la loi HIPAA.

3. Se maintenir informé des dernières réglementations

La réglementation relative à la protection de la vie privée des patients évolue au fil du temps. Par exemple, lors de la pandémie de COVID-19, le Ministère de la santé et des services sociaux a modifié les exigences relatives aux visites de consultations à distance afin de garantir un meilleur accès aux soins médicaux lorsque de nombreuses personnes n'étaient pas en mesure de quitter leur domicile ou hésitaient à se rendre au cabinet d'un professionnel en personne. Il est essentiel qu'un établissement se tienne informé de toute modification de la réglementation afin de s'assurer qu'il continue de la respecter.

L'utilisation d'un système de gestion de contenu basé sur le cloud et conforme à l'HIPAA peut permettre à votre établissement de se tenir plus facilement au courant de l'évolution des réglementations. Le système de partage de fichiers basé sur le cloud doit comporter des fonctions qui garantissent la conformité et doit être mis à jour régulièrement pour tenir compte de toute modification des règles.

Comment Box vous aide à rester en conformité avec la loi HIPAA

Box est en conformité avec les réglementations HIPAA, HITECH et HIPAA Omnibus depuis 2012. Lorsque vous gérez les données des patients dans le Content Cloud, vous avez la certitude qu'elles sont sécurisées conformément aux règles de la loi HIPAA. Box est considéré comme un « partenaire commercial », tel que spécifié dans la loi HIPAA, et signe des accords de partenariat commercial avec tous ses clients du secteur de la santé.

Étant donné que les réglementations HIPAA et relatives à la protection de la vie privée évoluent en permanence, Box se met continuellement à jour. Nous mettons fréquemment à jour nos politiques, nos procédures et nos produits afin de maintenir et d'assurer une conformité permanente à la loi HIPAA. Un auditeur tiers a évalué notre plateforme et affirmé qu'elle disposait des contrôles nécessaires pour répondre aux exigences de la loi HIPAA en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données.

Voici quelques-unes des caractéristiques qui permettent à notre plateforme de garantir la conformité à la loi HIPAA :

• Chiffrement des données au repos et en transit
• Contrôles d'accès aux systèmes logiques
• Rapports d'activité et pistes d'audit pour les utilisateurs et les comptes de contenu
• Formation des employés à la politique de sécurité et aux contrôles
• Accès restreint des employés aux données des clients
• Centres de données actifs en miroir en cas d'urgence ou de catastrophe

Apprenez-en plus sur le Content Cloud

Pour gagner et conserver la confiance des patients, les établissements de soins de santé doivent montrer qu'ils prennent au sérieux la protection de la vie privée des patients et qu'ils se conforment aux réglementations. En tant que plateforme conforme à la loi HIPAA, Content Cloud vous permet de sécuriser les informations médicales protégées, de gagner la confiance de vos patients et d'éviter les sanctions de non-conformité.

Outre nos applications de sécurité des données médicales, votre cabinet peut utiliser Box pour rationaliser les activités quotidiennes et améliorer la qualité des soins. Rationalisez le processus de deuxième avis et effectuez une coordination simplifiée des études DICOM et des soins aux patients. Facilitez le traitement des consentements et formulaires grâce à notre fonction de signature électronique native. Vous pouvez même proposer des contenus éducatifs aux patients afin de les informer au mieux et d'obtenir de meilleurs résultats

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**Tandis que nous maintenons notre engagement inébranlable de proposer des produits et des services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.