Qu'est-ce qu'un logiciel de partage de fichiers et comment cela fonctionne-t-il ?
Si vous souhaitez recevoir un retour d'information sur un élément de contenu, comment pouvez- vous le partager ? Par le passé, vous auriez peut-être imprimé votre document et l'auriez diffusé manuellement dans tout le bureau. Dans le cas de vidéos ou d'images, vous auriez dû fournir des cassettes ou des copies physiques à votre équipe. Et comment oublier les scanners et les fax ?
Par la suite, l'approche « moderne » a consisté à envoyer des fichiers par e-mail à ses collègues, une méthode pour le moins imparfaite s'agissant du contrôle des versions et de la sécurité. Et n'oublions pas que la plupart des serveurs de messagerie limitent la taille des pièces jointes et le nombre de fichiers que vous pouvez envoyer. Il était également possible de transférer un fichier sur un périphérique de stockage amovible, comme une clé USB ou un disque dur externe, et de remettre physiquement le périphérique à un collaborateur. Une méthode elle aussi imparfaite et non sécurisée.
Aujourd'hui, il existe un moyen bien plus simple et sécurisé de transmettre des fichiers et du contenu à vos collaborateurs. Un logiciel de partage de fichiers vous permet de transférer du contenu sur les appareils d'autres personnes, en toute simplicité. Il existe plusieurs types de logiciels de partage de fichiers. Lisez la suite pour en savoir plus sur leur fonctionnement et découvrir les avantages qu'offrent ces programmes.
Qu'est-ce que le partage de fichiers ?
Lorsque vous partagez un fichier, vous autorisez un autre utilisateur à y accéder. Vous pouvez partager plusieurs types de fichiers à l'aide d'un programme de partage de fichiers, notamment des documents, des PDF, des fichiers audio, des fichiers vidéo, des images, des livres électroniques et même des programmes informatiques complets. Le type et la taille des fichiers que vous pouvez partager dépendent du programme que vous utilisez et de votre niveau d'autorisation. Certains programmes limitent la taille de chaque fichier, tandis que d'autres permettent de partager des fichiers de taille illimitée.
Comment fonctionne un logiciel de partage de fichiers ?
En règle générale, un logiciel de partage de fichiers fonctionne de deux façons différentes. Le programme peut soit accéder à des fichiers sur un autre ordinateur, soit accéder à des fichiers stockés sur un serveur. Lorsque le programme accède à des fichiers stockés sur un ordinateur, il prend le nom de partage de fichiers « peer-to-peer », ou P2P (littéralement « pair-à-pair »).
Toutefois, les programmes P2P ont acquis une mauvaise réputation. À la fin des années 1990 et au début des années 2000, les programmes P2P, comme Napster, facilitaient le partage de fichiers Un logiciel de partage de fichiers vous permet de transférer du contenu sur les appareils d'autres personnes, en toute simplicité Un logiciel de partage de fichiers n'est qu'un moyen parmi d'autres de transférer des fichiers à d'autres utilisateurs et de faciliter la collaboration musicaux. Ce programme, créé par deux adolescents, est rapidement devenu populaire parmi les lycéens et autres étudiants en leur permettant de s'échanger les MP3 de leurs chansons préférées.
Cependant, les personnes qui partageaient leurs fichiers musicaux n'avaient pas de droits de propriété sur ces fichiers, et n'étaient donc pas autorisées à les partager. Bien que le partage de fichiers P2P soit illégal dans certains cas, cette pratique est tolérée pour les propriétaires légitimes des contenus.
Un logiciel de partage de fichiers peut également stocker des fichiers sur un serveur, puis les transférer sur un ordinateur. Le serveur peut être un serveur physique ou dans le cloud. Les fichiers partagés à partir d'un serveur sont chargés sur le serveur, où un utilisateur autorisé peut y accéder. Selon les autorisations dont il dispose, l'utilisateur peut modifier le fichier, le télécharger ou le supprimer. Dans certains cas, un utilisateur peut uniquement être autorisé à consulter le fichier.
Types de logiciels de partage de fichiers
Il existe plusieurs types de logiciels dans les catégories de partage de fichiers P2P et sur serveur. Familiarisez-vous avec ces différents types et apprenez à les utiliser pour partager des fichiers :
1. Partage de fichiers en local
Les systèmes d'exploitation tels que Windows et Mac OS incluent la possibilité de partager des fichiers sur un réseau local (LAN). Un réseau local est un groupe d'ordinateurs situés dans la même zone et connectés au même réseau. Si votre entreprise dispose d'un environnement de travail centralisé, tous ses ordinateurs sont probablement connectés au même réseau. Les écoles et les bibliothèques peuvent également utiliser un réseau local pour connecter leurs périphériques.
S'il existe un réseau local, il est possible de créer un lecteur réseau accessible depuis n'importe quel ordinateur connecté au réseau. Vous pouvez également connecter les ordinateurs d'un réseau local aux mêmes imprimantes et à la même connexion Internet.
En règle générale, les fichiers que vous partagez localement aboutissent sur un lecteur mappé. Un lecteur mappé ressemble un peu au lecteur local de votre ordinateur. Toutefois, tandis que vous ne pouvez consulter que le lecteur « C » d'un ordinateur (ou tout autre nom donné au lecteur local) lorsque vous utilisez cet appareil, vous pouvez en revanche accéder au lecteur mappé sur n'importe quel appareil connecté au réseau. Vous pouvez enregistrer un fichier .doc ou .PDF sur le lecteur mappé de l'ordinateur B, puis vous rendre sur l'ordinateur D, cliquer sur le dossier ou l'icône du lecteur mappé et ouvrir le même fichier.
Pour empêcher les utilisateurs de supprimer ou de remplacer le travail des autres, lorsqu'un fichier stocké sur un lecteur mappé est ouvert sur un appareil connecté au réseau, il est généralement impossible de l'ouvrir sur un deuxième appareil. En cas de tentative, le second utilisateur reçoit un message indiquant que le fichier est déjà ouvert sur un autre appareil. Il doit alors demander au premier utilisateur de fermer le fichier ou attendre qu'il ait terminé.
2. Partage de fichiers client-serveur
Un programme de partage de fichiers client-serveur stocke les fichiers dans un serveur, puis les envoie aux utilisateurs sur demande. Ce type de modèle peut prendre différentes formes.
Le protocole FTP (« File Transfer Protocol », ou protocole de transfert de fichiers) est un exemple de programme de partage de fichiers client-serveur. Il permet d'envoyer des fichiers vers et depuis différents appareils sur Internet. Pour utiliser le FTP, l'utilisateur doit accéder au serveur FTP, par exemple en se connectant à un client FTP. Certains serveurs FTP nécessitent un nom d'utilisateur et un mot de passe. Les serveurs qui ne demandent pas de nom d'utilisateur et de mot de passe sont généralement anonymes. Ils partagent des fichiers open source auxquels n'importe qui peut accéder. Certains serveurs FTP utilisent un navigateur Web et n'exigent pas de l'utilisateur qu'il installe un client FTP distinct.
Le FTP partage les fichiers via deux canaux. Le premier est le canal de contrôle, qui établit le contact entre l'ordinateur qui cherche à accéder au fichier et le serveur. Le canal de contrôle vérifie également les informations utilisateur, si nécessaire. Le deuxième canal est celui des données. Il est responsable de la transmission des données du serveur vers l'autre ordinateur.
Chaque serveur FTP possède une adresse, qui ressemble à une adresse IP ou à une URL. Il peut s'agir de mots, comme ftp.partagermesfichiers.net, ou d'une série de chiffres, comme que 123.456.789.
Le partage de fichiers par FTP comporte deux étapes :
- Chargement des fichiers sur le serveur afin qu'une autre personne puisse y accéder
- Téléchargement des fichiers depuis le serveur
Par exemple, vous pouvez charger des fichiers sur un serveur FTP afin de les utiliser sur une page Web. Ou bien votre collègue peut charger un fichier vidéo sur le serveur FTP à votre intention. Vous pouvez ensuite vous connecter au client FTP et le télécharger sur votre appareil
Le FTP est l'un des premiers programmes de partage de fichiers. Il remonte à l'époque où les interfaces graphiques n'existaient pas encore. À l'époque, on se souciait moins qu'aujourd'hui des violations de données ou de la sécurité. Le FTP n'a pas les fonctionnalités de sécurité qu'offrent d'autres programmes de partage de fichiers. Si vous souhaitez l'utiliser, envisagez ces solutions légèrement plus sécurisées : « File Transfer Protocol Secure » (FTPS) ou « Secure File Transfer Protocol » (SFTP).
L'envoi de fichiers par e-mail est un autre exemple de système de partage de fichiers client- serveur. Pour envoyer un fichier par e-mail, vous devez le joindre à un message. Vous pouvez envoyer le même fichier à plusieurs destinataires en même temps. L'utilisation de la messagerie électronique pour le partage de fichiers présente plusieurs inconvénients majeurs : limitation de la taille des fichiers, problèmes liés au contrôle des versions, redondance des fichiers et surveillance complexe par le service informatique, entre autres problèmes de sécurité.
3. Partage de fichiers P2P (« pair-à-pair »)
L'une des principales caractéristiques du partage de fichiers P2P est qu'il supprime l'intermédiaire, c'est-à-dire le serveur. Au lieu de charger des fichiers sur un serveur ou un lecteur mappé, un programme de partage de fichiers P2P vous permet de transférer ces fichiers directement d'un ordinateur à un autre. Napster est un exemple bien connu de programme de partage de fichiers P2P, mais il en existe beaucoup d'autres. Bien que certaines personnes utilisent le P2P pour des raisons illégales ou contraires à l'éthique, comme le partage de fichiers musicaux ou vidéo piratés, son utilisation peut être légitime.
Si vous créez du contenu, comme des fichiers musicaux et vidéo, et que vous souhaitez le partager directement avec vos fans, vous pouvez mettre les fichiers à disposition sur un programme P2P. Vous pouvez également utiliser le logiciel pour partager des fichiers avec vos collègues.
Si certains programmes P2P sont de grande envergure et comptent des utilisateurs répartis dans tout le pays ou dans le monde entier, il existe également des programmes plus petits. Il est possible de configurer un réseau P2P qui ne rassemble que les ordinateurs d'un immeuble de bureaux ou les appareils d'une entreprise.
Le partage de fichiers P2P, également appelé partage décentralisé, présente cependant des problèmes de sécurité. Il est toujours possible de télécharger un virus ou tout autre logiciel malveillant, et, comme Francis Dinha, un membre du Forbes Councils, le rappelle : « aucun VPN permettant le partage de fichiers P2P n'est vraiment sûr ou sécurisé ».
4. Partage de fichiers dans le cloud
Un programme de partage de fichiers dans le cloud vous permet de stocker votre contenu dans le cloud, un système de serveurs à distance sur Internet. Ce système vous permet d'accéder à vos fichiers sur n'importe quel appareil, dans n'importe quel endroit disposant d'une connexion Internet. Si vous chargez un fichier dans le cloud au bureau et que vous vous rendez compte qu'il doit être modifié une fois chez vous, vous pouvez le faire. Les changements seront synchronisés avec le fichier. Le partage de fichiers dans le cloud permet également à plusieurs utilisateurs de modifier le même fichier en temps réel, tout en suivant les modifications de chaque personne.
Cette méthode est devenue la solution privilégiée par de nombreuses entreprises, et ce pour plusieurs raisons. D'une part, elle est compatible avec tous types d'appareils. L'employé A peut utiliser un Mac et l'employé B un PC, et tous deux peuvent accéder au cloud. Le partage de fichiers dans le cloud libère également de l'espace de stockage sur les appareils, car les fichiers sont stockés à distance plutôt que sur un ordinateur ou un serveur physique spécifique.
La sécurité est une préoccupation importante pour les programmes de partage de fichiers dans le cloud, et un grand nombre d'entre eux offrent des fonctionnalités intégrées pour protéger votre contenu. Par exemple, les fichiers peuvent être protégés par un mot de passe ou nécessiter une authentification multifactorielle avant d'être ouverts. En général, un programme de partage de fichiers permet également aux propriétaires de contenu et aux équipes informatiques de définir des autorisations utilisateur. Vous pouvez décider de rendre un contenu accessible à tous et de limiter le nombre de personnes autorisées à le modifier ou à le supprimer. Par exemple, un Le partage de fichiers dans le cloud est devenu la solution privilégiée par de nombreuses entreprises document peut être configuré de façon à être visionné ou lu par n'importe qui, mais vous pouvez attribuer une autorisation de modification uniquement aux employés œuvrant dans un certain domaine.
Par rapport à d'autres programmes de partage de fichiers, les programmes dans le cloud accélèrent les chargements et les téléchargements. Lorsque vous chargez un fichier sur un réseau P2P ou un serveur FTP, vous êtes limité par la vitesse de votre connexion Internet. Il en va de même pour le téléchargement depuis un programme P2P ou un serveur FTP. Comme vous ne téléchargez pas réellement le fichier lorsque vous utilisez un programme dans le cloud, vous n'avez pas à attendre qu'il soit transféré du serveur vers votre appareil.
Critères de sélection d'un programme de partage de fichiers
Un programme de partage de fichiers adéquat peut vous aider à améliorer votre productivité tout en vous permettant, à vous et à votre équipe, de centraliser l'accès et le stockage de votre contenu. Pour trouver la plate-forme de partage de fichiers idéale, réfléchissez bien à ce que vous attendez du programme et de ses fonctionnalités. Tenez compte des critères suivants :
1. Transfert rapide
Si vous chargez souvent des fichiers volumineux sur un serveur, tels que des vidéos ou des fichiers musicaux, vous ne voulez pas y passer la journée. Même chose lorsqu'un autre utilisateur souhaite accéder à ces fichiers et les télécharger. Le temps, c'est de l'argent ! Plus il faudra de temps pour charger ou télécharger des fichiers, moins vous et votre équipe en aurez pour collaborer sur ces fichiers.
Avec certains programmes de partage de fichiers, la vitesse de transfert est limitée par la vitesse de votre connexion. De plus, certains fournisseurs de services Internet imposent des plafonds, de sorte que votre connexion peut ralentir considérablement si vous tentez de télécharger un fichier d'1 Go ou plus. Dans la mesure où les programmes de stockage et de partage de fichiers dans le cloud stockent le contenu à distance, il n'est pas nécessaire de les télécharger sur un appareil spécifique. Les fichiers peuvent se charger instantanément, de sorte que vous et vos collaborateurs pouvez vous mettre au travail immédiatement.
2. Simplicité d'utilisation
Certains programmes de partage de fichiers sont plus faciles à utiliser que d'autres. Dans l'idéal, le programme que vous aurez choisi ne nécessitera pas de formation longue et approfondie. Tout le monde doit se familiariser avec son fonctionnement afin de ne pas affecter votre productivité.
La facilité d'utilisation est une caractéristique à ne pas négliger. Un programme conçu pour être intuitif sera bien plus facile à adopter qu'un programme trop complexe. Le partage de liens et le chargement de fichiers par glisser-déposer sont des exemples de caractéristiques facilitant l'utilisation du programme.
3. Simplicité du déploiement et de la gestion
Si vous commencez à utiliser un nouveau programme de partage de fichiers, vous devrez y intégrer les membres de votre équipe. Cela ne doit pas être trop compliqué. Un programme facile à déployer s'intégrera probablement aux applications que vous utilisez déjà et créera une expérience d'intégration homogène.
Une fois le programme déployé, il faudra absolument qu'il soit facile à gérer au quotidien. Les mises à jour sont importantes, mais ne doivent pas être trop nombreuses, sinon vous risqueriez d'utiliser un système obsolète. Le fournisseur de la plate-forme doit vous tenir au courant de tous les développements et changements, et s'engager à ce que sa plate-forme figure parmi les meilleures disponibles.
4. Excellent service à la clientèle
Vous aurez certainement des questions sur votre plate-forme de partage de fichiers, tant pendant le processus d'intégration que dans le cadre de l'utilisation quotidienne. Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, vous devrez maintenir l'accès à votre contenu et faire en sorte que les bons utilisateurs puissent y accéder. Pour cette raison, privilégiez une plate-forme qui offre un excellent service à la clientèle.
Le service à la clientèle inclut la mise à disposition de formations détaillées afin que chacun comprenne les fonctionnalités de la plate-forme et sache ce qu'elle permet ou ne permet pas de faire. Il doit également garantir la disponibilité d'agents prêts à répondre à toutes vos questions sur le fonctionnement de la plate-forme.
5. Sécurité
La sécurité varie d'un programme de partage de fichiers à l'autre. Par exemple, l'e-mail n'est pas nécessairement le moyen le plus sûr de partager des fichiers, car un acteur malveillant pourrait intercepter un message. Le FTP n'est pas une méthode sécurisée de transfert de fichiers, sauf si vous utilisez les protocoles FTPS ou SFTP. La plupart des plates-formes de partage de fichiers dans le cloud incluent des fonctionnalités de sécurité visant à préserver la confidentialité de vos données et à éviter qu'elles ne tombent entre de mauvaises mains.
Selon votre secteur, ces fonctionnalités de sécurité peuvent être essentielles pour garantir votre conformité à des réglementations telles que la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) ou d'autres lois spécifiques. Les fonctionnalités de sécurité à privilégier incluent le chiffrement lorsque les données sont au repos et lors de leur transfert, l'expiration des liens et la possibilité de contrôler le niveau des autorisations utilisateur
6. Options personnalisables
Votre plate-forme de partage de fichiers doit fonctionner comme vous le souhaitez, sans que vous n'ayez d'efforts à fournir. Une plate-forme personnalisable répondra mieux à vos besoins et sera plus utile à votre entreprise qu'une plate-forme standardisée. Une fonctionnalité de personnalisation à prendre en compte est l'intégration d'applications. Si votre entreprise utilise déjà certaines applications, telles que Google Drive, OneDrive, Slack ou Salesforce, il vous sera plus facile de travailler avec une plate-forme qui s'intègre à ces applications plutôt qu'avec une plate-forme qui vous oblige à tout recommencer.
De plus, les besoins en stockage varient d'une entreprise à l'autre. Si votre entreprise est encore jeune, vous préférerez peut-être une plate-forme qui peut évoluer avec vous plutôt qu'une autre dont les options de stockage sont limitées ou qui impose de grands volumes de stockage pour un prix élevé.
7. Réputation
La réputation est importante pour bien choisir votre plate-forme de partage de fichiers. Qu'en disent les autres ? Les avis sont-ils plutôt positifs ? Il faut également tenir compte de l'historique de l'entreprise. A-t-elle perdu des fichiers ou subi des violations de données importantes ? La disponibilité de la plate-forme mérite également votre attention. Si elle accumule les anomalies et les périodes hors ligne, réfléchissez aux conséquences que cela aura sur la capacité de votre entreprise à accéder à son contenu et à travailler dessus
Partage de fichiers avec Box
Box offre une plate-forme de collaboration sécurisée qui permet à votre équipe de travailler dans le cloud. Le Content Cloud vous permet de créer, partager, modifier et stocker des fichiers. Avec Box, votre équipe peut rapidement accéder au contenu souhaité, des .pdf aux .mpeg en passant par les .docx et les .jpeg. En outre, vous pouvez attribuer des utilisateurs à chaque fichier et définir leur niveau d'autorisation. Par exemple, les cadres peuvent être autorisés à supprimer certains fichiers, tandis que les stagiaires ne peuvent que les consulter.
Box s'intègre à plus de 1 500 applications, ce qui vous permet de l'inclure de façon harmonieuse dans votre flux de travail. La plate-forme a été conçue en tenant compte de vos besoins et se veut intuitive. La sécurité est également importante, c'est pourquoi Box protège vos données de bout en bout. Des fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, les journaux d'audit et le chiffrement empêchent que vos données ne tombent entre de mauvaises mains et vous permettent de surveiller l'activité.
Box vous permet de partager facilement votre contenu. Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir son fonctionnement.
**Tandis que nous maintenons notre engagement inébranlable de proposer des produits et des services avec la meilleure protection de la vie privée, de la sécurité et de la conformité, les informations fournies dans cet article de blog ne constituent en aucun cas un conseil juridique. Nous encourageons vivement nos clients actuels et potentiels à faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'ils évaluent la conformité aux lois applicables.